Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Assisterende kontorsjef
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig assisterende kontorsjef som kan bidra til effektiv drift og administrasjon av kontoret. Rollen innebærer støtte til kontorsjefen i daglige oppgaver, koordinering av teamaktiviteter, og sikring av at kontorets rutiner og prosedyrer følges. Du vil være en nøkkelperson i å opprettholde et godt arbeidsmiljø, håndtere kommunikasjon internt og eksternt, samt bidra til kontinuerlig forbedring av administrative prosesser. Stillingen krever gode organisatoriske ferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig, og en proaktiv tilnærming til problemløsning. Som assisterende kontorsjef vil du samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at kontoret fungerer optimalt og at medarbeidere får den støtten de trenger. Vi ser etter en person med sterk serviceinnstilling, gode kommunikasjonsevner, og erfaring med administrativ ledelse. Hvis du ønsker å være en del av et dynamisk team og bidra til kontorets suksess, oppfordrer vi deg til å søke.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Støtte kontorsjefen i daglig ledelse av kontoret
- Koordinere administrative oppgaver og prosjekter
- Sikre at kontorets rutiner og prosedyrer følges
- Håndtere intern og ekstern kommunikasjon
- Bidra til et godt arbeidsmiljø og teamarbeid
- Organisere møter og forberede dokumentasjon
- Oppdatere og vedlikeholde kontorets databaser og arkiver
- Følge opp leverandører og bestillinger
- Assistere med personaladministrasjon og timeplanlegging
- Løse administrative utfordringer proaktivt
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant erfaring fra administrasjon eller kontorledelse
- Gode organisatoriske og planleggingsferdigheter
- Sterke kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- God kjennskap til kontorprogramvare og digitale verktøy
- Serviceinnstilt og løsningsorientert holdning
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Nøyaktig og strukturert arbeidsmetode
- Fleksibilitet og tilpasningsevne
- Erfaring med personaladministrasjon er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du stressende situasjoner på kontoret?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange ting å gjøre?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon i et team?
- Hva motiverer deg i en assisterende lederrolle?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Kan du beskrive din erfaring med personaladministrasjon?
- Hvordan tilpasser du deg endringer i arbeidsoppgaver?
